Z tego podcastu dowiesz się:
💡 Kiedy projekt może spalić na panewce
💡 Po co PM tworzy plan projektu
💡 Co to znaczy, że projekt został dobrze zaplanowany
💡 Jak rozumieć “pełzający” zakres prac
💡 Na jakim etapie może dojść do nieporozumień
💡 O czym zapomina wielu project managerów
💡 Dlaczego określenie celów może być kluczowe
💡 Który etap planowania bywa najtrudniejszy
Podcast wysłuchasz także na:
Jeśli mój podcast wydał Ci się interesujący, ale szukasz dodatkowego wsparcia w rozwoju zawodowym, to zapraszam na moje konsultacje managerskie.
Transkrypcja podcastu
Wyobraź sobie taką sytuację. Firma IT postanawia stworzyć innowacyjną aplikację mobilną do przepisów kulinarnych. Appka nosi roboczą nazwę „Gotuj z Marianem”. Założenia funkcjonalne są takie, że ma to być aplikacja interaktywna, która dostosowuje przepisy do produktów, które użytkownik posiada w swojej lodówce. Dodatkowo, aplikacja posiada elementy społecznościowe, takie jak np. możliwość dzielenia się przepisami ze swoimi przyjaciółmi.
Pomysł w sumie spoko.
Niestety wspomniana firma IT nie posiada zbyt dużego doświadczenia w realizacji takich projektów, dlatego już na etapie samego planowania projektu, firma popełnia kilka błędów:
- Zakres prac nad projektem jest nie końca zdefiniowany: Zamiast konkretnych funkcji aplikacji, stworzona specyfikacja zawiera tylko ogólne opisy, takie jak „interaktywność” czy „funkcje społecznościowe” itd.
- Zespół projektowy nie skonsultował się z potencjalnymi użytkownikami, przez co nie ma pojęcia o tym, jakie są ich rzeczywiste potrzeby i oczekiwania.
- Określono budżet, ale bez dokładnej analizy kosztów.
- Nie policzono dokładnie ile osób i o jakich kompetencjach będzie potrzebne, żeby dowieźć taki projekt do końca.
- Nie zrobiono porządnej analizy ryzyka. Nie sprawdzono np. czy istnieje ryzyko w czasie integrowania się z różnymi bazami danych składników żywnościowych.
Konsekwencje złego planowania po pół roku prac nad projektem:
- W połowie projektu okazało się, że wiele kluczowych funkcji jest trudnych do zaimplementowania z powodu braku odpowiedniej specyfikacji i wymagań funkcjonalnych.
- Wiele funkcji, które zostały dodane, były tak naprawdę zbędne. Z koeli niektóre kluczowe funkcje, bardzo przydatne, nie zostały w ogóle dowiezione.
- Budżet sie dość szybko wyczerpał, przez co firma musi starać się dodatkowe dofinansowanie. A to na pewno opóźni projekt.
- Interfejs aplikacji jest nieintuicyjny.
- Okazuje się też, że aplikacja nie jest kompatybilna z niektórymi modelami telefonów i że ciężko się zintegrować z kilkoma bazami składników żywnościowych i przepisów, które miały być podpowiadane użytkownikom.
Tym sposobem, aplikacja “Gotuj z Marianem” okazuje się niewypałem. I nie dlatego, że pomysł był chybiona, a dlatego, że realizacja była gówniana. A mówiąc realizacja, mam na myśli fazę kluczową projekty, czyli fazę planowania.
Dlatego dziś opowiem jak, krok po kroku, zaplanować projekt od początku do końca, żeby nie spieprzyć tej roboty.
To jest być bycjakmanager podcast epizod 39.
Dzień dobry.
Pracuję ostatnio nad tym, żeby nie robić za długich wstępów. Dlatego dziś, drogi słuchaczu, będzie krótko.
Dla kogo ten podcast? Dla przyszłych kierowników projektów, produktów, scrum masterów czy analityków biznesowych.
Czy jest coś, co warto wiedzieć zanim się wsłuchasz? Chyba tylko to, że warto zapisać się na mój newsletter na blogy bycjakmanager.pl. Wystarczy zostawić maila oraz swoje imię – ja tymi danymi nie handluję, nie odsprzedaję ich. A newsletter wysyłam tylko po to, żeby podzielić się osobistymi historiami, poradami oraz dać znać kiedy wrzucę nowy podcast.
Zanim opowiemy sobie jak w dziesięciu krokach zaplanować cały projekt, to chyba warto, żebyśmy odpowiedzieli sobie na pytanie co to właśnie znaczy “dobrze zaplanowany projekt”? Czy taki projekt będzie się charakteryzował i dlaczego powiemy o nim, że został właściwie zaplanowany.
Chce zwrócić uwagę na definicję dobrego planowania, bo skądinąd wiem, że ludzie z deficytem autorefleksji i samokrytyki powiedzą nawet o najgorszym ich projekcie, że był zajebiście zaplanowany, bo oni się tym zajmowali. Dlatego umówmy się może na jednakową definicję, żeby nie było niedomówień.
Dobrze zaplanowany projekt będzie charakteryzował się kilkoma kluczowymi cechami:
- Będzie spójny z celami biznesowymi naszej firmy: Projekt powinien być zgodny z ogólnymi celami, strategią organizacji. Bo jeśli nie jest, to w sumie po co go realizować?
- Dobry projekt to taki, gdzie zakres prac nad projektem nie jest wywrócony do góry nogami z dnia na dzień. Także brak większych, niespodziewanych zmian w projekcie również świadczy o dobrym zaplanowaniu projektu.
- Chcę zauważyć, że pewne zmiany są nieuniknione. Wszystko może się wydarzyć. Chociażby konkurencja wleci z czymś nowym albo pojawi się z nikąd konkurencyjny produkt na rynku, to takich rzeczy nie można ignorować.
- Ale już ciągłe modyfikacje zakresu prac, nieustanne wprowadzanie nowych pomysłów, chociaż nie przetestowaliśmy jeszcze starych pomysłów. O takim czymś mawia się, że to jest tak zwany „creeping scope” albo że to jest „pełzający zakres prac”. I jeśli nasz zakres prac rzeczywiście jest pełzający i stale się zmienia, to projekt nie został dobrze zdefiniowany.
- W dobrze zaplanowanym projekcie nasi interesariusze powinni być względnie zadowoleni. Mówię względnie, ponieważ ciężko jest uszczęśliwić wszystkich w stu procentach. Jednakże jak mówimy o głównych interesariuszach tego, co robimy, to oni powinni być zadowoleni z postępów i wyników projektu. A dlaczego? Ano dlatego, że to ich feedback będzie później cenny, gdy będziemy oceniać nasz projekt oraz to, jak został zaplanowany.
- W dobrym projekcie trzymamy się ustalonego harmonogramu: Drobne opóźnienia sa akceptowalne i mogą się zdarzyć, ale już większe przesunięcia terminów często wskazują na braki w planowaniu.
- W dobrze zaplanowanym projekcie trzymamy się budżetu: Jeżeli projekt jest realizowany (skutecznie!) w ramach jakiegoś przydzielonego budżetu, a my tego budżetu nie przepalamy w niewłaściwy sposób, to świadczy to o dokładnym i realistycznym planowaniu finansowym.
- W dobrym projekcie dowozimy jakość: Jeśli produkt końcowy spełnia (lub nawet przewyższa standardy, na jakie umówiliśmy się na początku), to to jest wskazówka, że projekt został dobrze zaplanowany.
- Dobrze zaplanowany projekt to taki, gdzie komunikacja nie pozostawia wiele do życzenia. Chodzi o to, żeby zespół projektowy regularnie spotykał się z interesariuszami. I jeśli taka komunikacja jest regularna i skuteczne, to również świadczy o dobrym planowaniu.
- Jeśli projekt został dobrze zaplanowany, to dokumentacja projektowa będzie prowadzona 1) pieczołowicie i dokładnie oraz 2) regularnie. W sensie mam na myśli to, że najbardziej kluczowe rzeczy, ustalenia, decyzje, zawsze będą gdzieś udokumentowane.
- Nie jestem fanem przerostu treści nad formą, dlatego nigdy nie cisnę, żeby dokumentować wszystko. Bo wtedy robi się mocna biurokracja. Ale te najwazniejsze i najbardziej kluczowe rzeczy powinny zostać gdzieś zarchiwizowane w repozytorium dokumentów.
- Dobrze zaplanowany projekt to również taki, gdy po jego zakończeniu przeprowadzany jest tzw. przegląd. I chodzi o takie wydarzenie projektowe, gdzie obiektywnie patrzymy na to, co udało nam się osiągnąć, a następnie oceniamy nasze sukcesy i porażki.
- Zaplanowanie takiego wydarzenia świadczy o dużej dojrzałości projektowej PMa, który przewodzi takiemu projektowi.
- Na koniec dodam jeszcze, że w dobrze zaplanowanym projekcie ryzyko jest zawsze zminimalizowane. W sensie że nie przewrócimy się na łeb na szyje, bo nie przewidzieliśmy jakiegoś większego ryzyka na etapie planowania.
I to tyle, jeśli chodzi o definicję dobrze zaplanowanego projektu. Rzeczywiście jest tego trochę, ale nikt nie mówił, że będzie łatwo. Chciałem to doprecyzować, żebyśmy oboje rozumieli to podobnie.
Oczywiście tych aspektów może być więcej. Ja wymieniłem jedynie te, które uważam za kluczowe, tak żeby podcast trwał kilkadziesiąt minut, a nie kilka godzin.
To teraz, gdy rzuciłem już nieco światła na to, czym jest dobre planowanie projektu, pozwól że wejdę w tytułową część naszego podcastu. Opowiem o tym jak zaplanować cały projekt od początku do końca.
Żeby było łatwiej przyswoić tę wiedzę, podzieliłem ten proces na 10 teoretycznie prostych kroków. Aczkolwiek wiadomo, że skala trudności tego zadania zawsze będzie zależeć od naszego doświadczenia. Im PM bardziej doświadczony, tym łatwiej radzi sobie z takimi wyzwaniami.
NIe chce się już powtarzać i mam nadzieję, że to już wyszło z kontekstu, że zaplanowanie projektu to jest rzecz absolutnie fundamentalna, która bezpośrednio wpływa na to czy nam się uda, czy nam się nie uda i spieprzymy robotę.
Zaznaczę jeszcze, że w sieci łatwo znajdziesz bardzo wiele różnych szablonów, ale też narzędzi, które pomagają rozplanować projekt. Nie chcę natomiast wchodzić teraz w temat narzędziówki, bo rozproszę twoją atencję. Zdradzę tylko, że pracuję nad darmowym ebookiem, który zamierzam wkrótce udostępnić wszystkim subskrybentom mojego newslettera, także tam umieszczę nazwy i opisy najbardziej przydatnych narzędzi dla PMa. Nie wspominam o narzędziach dzisiaj, bo to temat rzeka. Skupmy się na istocie, czyli co powinnismy tak naprawdę zrobić, żeby zaplanować projekt.
- Zdefiniuj cel i zakres projektu. Dlaczego to takie ważne? Musisz, jako kierownik projektu, zdefiniować co tak naprawdę zamierzacie zrobić. Co zamierzacie osiągnąć. Jeśli projektem jest stworzenie aplikacji (np. kulinarnej appki o nazwie “Gotuj z Marianem” 😅), to powinieneś zadbać o to, żeby opisać:
- cel projektu
- najważniejsze wymagania funkcjonalne
- co musi posiadać i jak ma działać gotowy produkt
- oraz co dokładnie wchodzi w zakres projektu, a co zostało wyłączone z tego zakresu
- Zidentyfikuj głównych interesariuszy projektu. To dość ważne, żeby określić dla kogo będziemy tworzyć nasz produkt. Kim będą najbardziej zainteresowane strony. Jako PM musisz wymienić (najlepiej z imienia i nazwiska) wszystkich potencjalnych interesariuszy waszego projektu. Mogą to być np. kluczowi klienci, konkretni użytkownicy, inne zespły lub departamenty w firmie, dział sprzedaży. Ktokolwiek, kto ma być beneficjentem waszego rozwiązania. W drugim kroku dowiedz się również jakie są oczekiwania interesariuszy wobec waszego produktu.
- Określ, jakie zasoby będą potrzebne do realizacji projektu. I nie mam tutaj na myśli jedynie ludzi i kompetencji, które musicie włączyć do projektu. Zasobami mogą być również sprzęt, oprogramowanie, licencje itd. Upewnij się jako PM, że takowe zasoby posiadacie lub będziecie posiadać w czasie, gdy będzie realizowany projekt.
- Budżet:
- To jest jedno z tych zadań, których nie powinieneś robić sam. W sumie, to na każdym etapie planowania warto zapraszać współpracowników do dyskusji wszędzie tam, gdzie czujesz, że przyda ci się wsparcie merytoryczne innych osób z firmy.
- Musisz oszacować koszty związane z projektem. I trzeba pamiętać, żeby uwzględnić zarówno koszty stałe, jak też koszty zmienne. Budżet musi być jak najbardziej realny, ale jednocześnie warto założyć pewien margines błędu.
- Tutaj mała uwaga – wiele firm, głównie start-upów, będzie cię przekonywać, że macie nieograniczony budżet. Dotyczy to zwłaszcza młodych firm, które wyczarowały skądś finansowanie i wydaje im się, że mogą przepalać hajs bez końca. Możesz wtedy zrobić dwie rzeczy – albo pominąć ten krok (czego nie polecam), albo i tak skłonić swoje szefostwo to pochylenia się nad budżetem projekty. Choćby dlatego, że to jest dobre ćwiczenia, które zmusza nas do przemyślenia ile osób, jakie kompetencje oraz ile sprzętu będziemy potrzebować. Żebyś potem nie biegał do szefów i nie prosił ich o dodatkowy budżet na każdą kolejną osobę, którą trzeba zatrudnić do projektu. Ustal to już na etapie planowania i będziesz mieć spokój.
- Stwórz harmonogram projektu.
- Między bogiem a prawdą, to każdy projekt powinien mieć jakieś ramy czasowe. Ciężko mi sobie wyobrazić, że zaczynamy coś robić, ale tak naprawdę to nie bardzo interesuje nas ile mamy na to czasu, czy jest jakiś deadline, czy możemy pracować sobie nad tym w nieskończoność. Już jak to mówię na głos, to brzmi absurdalnie.
- To, co możesz zrobić jako PM, żeby lepiej zaplanować harmonogram, to określ np. główne etapy projekty, następnie podziel je na kamienie milowe, aż w końcu wspólnie z zespołem zastanów się jaki byłby czas potrzebny do realizacji tych kamieni milowych.
- Nie musisz myśleć nad konkretnymi datami. Jeśli coś jest ciężko wycenić w tygodniach pracy, to przynajmniej zastanówcie się czy potrzebujecie na dany etap jednego czy dwóch kwartałów.
- Tam, gdzie jesteś w stanie podać dokładniejsze estymacje, to podaj. Ale tam, gdzie występuje dużo zmiennych, to wyceniajcie kamienie milowe w miesiącach i flagujcie potencjalne ryzyko. (O ryzyku zresztą zaraz sobie jeszcze powiemy)
- Harmonogram to must-have dobrego planowania.
- Ustal plan komunikacji
- Myślę że świat zarządzania projektami byłby dużo lepszy, i dużo sprawniejszy, gdyby generalnie PMowie uświadomili sobie, że to oni są kluczowymi osobami, które odpowiadają za to, jak wygląda komunikacja w projekcie. Wielu to wie na pewno, wielu się domyśla, ale myślę też, że wielu tego jeszcze nie rozumie.
- Otóż, to na tobie, jako kierowniku projektu, spoczywa odpowiedzialność, żeby poskładać właściwie komunikację między klientami, a zespołem projektowym, między zespołem, a interesariuszami, między tobą, a zarządem itd.
- W ramach dobrego planowania projektu, polecam, żeby ustalić już na początku kto, kiedy i jak będzie komunikował się z zespołem projektowym oraz interesariuszami. I niech to będą konkretne ustalenia – np. cykliczne spotkanie z zespołem projektowym raz w tygodniu na szybki update. Cykliczne spotkania PMa oraz lidera technicznego raz w miesiącu z interesariuszami.
- W zależności od tego jak chcecie działać, dogadajcie z osobami zaangażowanymi w projekt już na samym początku.
- Przeanalizuj ryzyka
- Wspomniałem już o ryzyku jak mówiłem o harmonogramie projektu. Warto na etapie planowania, żebyś zadał to pytanie zespołowi – czy ktokolwiek widzi jakiekolwiek zagrożenia?
- Być może brakuje wam jakichś ważnych licencji? A może brakuje kompetencji w zespole? A może budżet wydaje się nie do końca wystarczający?
- Jeśli nie zmusisz siebie, ale też współpracowników do refleksji nad zagrożeniami w projekcie, to może pewnego dnia obudzić się z ręką w nocniku. I będzie po ptakach.
- Jeśli pytasz mnie jak udokumentować ewentualne ryzyka, to odpowiadam – w najprostszy możliwy sposób. Ja zawsze wypisuję potencjalne ryzyka od myślników i przeznaczam na to osobną kolumnę w swoim excelu (tudzież jakimś innym arkuszu, z którego akurat korzystam).
- Kolejny, ósmy krok na drodze do zaplanowania całego projektu, dotyczy jakości.
- Jakość to słowo wytrych. Nierzadko jest to wartość, dzięki której odróżnimy prawdziwych rzemieślników od wyrobników
- Bycie project managerem oznacza również, że jesteś strażnikiem jakości tego, co robi i co dowozi zespół projektowy.
- To dlatego w ósmym kroku planowania naszego projektu spróbujmy stworzyć coś, co moglibyśmy nazwać planem jakości.
- O co chodzi? Chodzi o to, żebyśmy umówili się na pewne standardy z zespołem projektowym. Jeśli nie wiesz jaką mógłby przyjąć formę taki plan jakości, to polecam stworzyć np. kryteria akceptacji albo (alternatywnie do kryteriów akceptacji) kryteria sukcesu.
- Na pewno obił ci się o uszy zwrot acceptance criteria. Często takie kryteria akceptacji spisywane sa, gdy planujemy wdrożyć nowa funkcjonalność. Testerzy patrzą potem na te kryteria, gdy oceniają czy funkcjonalność spełnia ustalone standardy.
- I podobne kryteria można stworzyć dla naszego projektu. Przykładowo: można ustalić, że użytkownik korzystający z naszej aplikacji kulinarnej bezproblemowo i bezawaryjnie będzie w stanie pozyskać dla siebie co najmniej 3 losowe przepisy. Oczywiście jedno kryterium jakości to trochę za mało.
- Stwórz listę kryteriów akceptacji albo kryteriów sukcesu i w ten sposób masz gotowy swego rodzaju plan jakości.
- Ustal jak mierzony będzie sukces.
- W tym zadaniu w czasie planowania na pewno pomoże ci manager produktu. A jeśli takowy nie istnieje, to spróbuj poprosić o pomoc samego pomysłodawce aplikacji albo nawet sponsora projektu.
- W skrócie: musisz zaplanować w jaki sposób będziecie mierzyć to, czy osiągacie założone cele, czy ich nie osiagacie. Temat metryk to dla mnie, jako produktowca, temat rzeka.
- Opowiadałem więcej o metrykach w epizodzie 9, jak tez epizodzie 33 mojego podcastu. Zapraszam do odsłuchu, jeśli chcesz wiedzieć jak poprawnie definiować metryki i czym one tak naprawdę są oraz jak nam służą w pracy.
- Ustalenie jak będziesz monitorować postępy prac w projekcie to super ważna rzecz w trakcie planowania całej przygody z projektem. Także pamiętaj o tym proszę.
- Zastanów się nad procesem zakończenia projektu.
- Zauważyłem, że na etapie planowania projektu nie każdy o jego zakończeniu. W sumie, nie ma się co dziwić, skoro wiele projektów trwa wiele długich miesięcy.
- Natomiast stworzenie procesu lub chociaż pobieżne opisanie jak będzie wyglądał proces oddania projektu albo przekazania gotowego produktu klientowi jest rzeczą naprawdę ważną. Dlaczego?
- Ponieważ jak nie umówicie się na początku kto, kiedy i w jaki sposób będzie odbierał projekt, to na samym końcu klient może powiedzieć np. “okej, fajnie że skończyliście robotę. To powiedzcie na kiedy uda wam się przeszkolić naszych użytkowników jak korzystać z aplikacji?” I mamy sytuację patową, ponieważ klient żył w przekonaniu, że po skończonej pracy wasz zespół poprowadzi jeszcze jakieś szkolenia dla użytkowników. Problem w tym, że takich szkoleń nie uwzględniono w budżecie. No i kto za nie zapłaci?
- Legenda głosi, że im więcej szczegółów dogadasz na początku, tym mniej niespodzianek będzie na ciebie czekać na końcu.
- Myślę że stworzenie i opisanie jakiegoś prostego procesu, jak będzie wyglądało oddanie projektu, możesz śmiało traktować jak taka wisienkę na torcie dobrego planowania.
I tą słodką wisienką zakończymy naszą instrukcję tego jak zaplanować projekt od początku do końca. Pamiętaj tylko proszę, że planowanie projektu to zawsze proces dynamiczny i ten plan może wymagać różnych zmian w miarę jak postepują prace. Powiedziałbym, że takim złotym środkiem będzie tutaj elastyczność i pewna taka otwartość na feedback od zespołu, ale też interesariuszy.
Z góry dzięki za dziś. Zapraszam do śledzenia mnie w sieci po więcej, subskrybowania newslettera i spotkania się ze mną w ramach konsultacji managerskich.
Dbaj o siebie i innych.
Cześć!
