Za jednym kliknięciem znajdziesz w sieci mnóstwo poradników, w których opisywane są popularne narzędzia przydatne w pracy project managera. Ciężko odkryć coś nowego w tej materii. Zwłaszcza, że wiele aplikacji i programów na pewno znasz na wylot lub co najmniej kojarzysz. Z części pierwszej mojego cyklu o przydatnych narzędziach dowiesz się, dlaczego wybrałem do pracy akurat te, a nie inne toole oraz jak na tym skorzystali moi współpracownicy i partnerzy biznesowi.

Zanim zaczniemy, wspomnę, że nie jestem fanem wdrażania do zespołu dziesiątek różnych narzędzi. Łatwo przestrzelić treść formą i zakopać się w bałaganie aplikacji, tudzież pluginów, które nie wnoszą wiele wartości do projektu. Mniej znaczy więcej. Zawsze!

Lećmy z tym.

Jira

Królowa pieszczotliwie zwana Zdzirą. Od lat uświetnia współczesne narzędzia project managera. Nie pomylę się, jeśli napiszę, że to najpopularniejsze oprogramowanie do planowania i trackowania developmentu na świecie. Popularność ta przekłada się także na ogromną liczbę tooli i wtyczek, które można zaimplementować do jirowego panelu. Z perspektywy PMa widzę tutaj kilka benefitów. Oto one:

• Bezpośrednia komunikacja Jiry z Confluence, gdzie warto chomikować dokumentację techniczną i/lub biznesową
• Interfejs ciągle się zmienia, ale w ogólnym rozrachunku pozostaje w miarę intuicyjny
• Muszę wyróżnić moją ulubioną wtyczkę Draw.io (w dniu pisania tego tekstu wtyczka jest płatna, a o samym narzędziu wspominam w dalszej części)
• Szeroki wachlarz personalizacji dashboardu; możesz tworzyć różne diagramy oraz wykresy, które pomogą ci w komunikacji z biznesem
• Nawet kiedy nie możesz namierzyć konkretnej funkcji lub setupu, z łatwością zgooglujesz rozwiązanie, bo Jira jest topem-topów
• Jeśli odpowiadasz za dobór narzędzi dla swojego zespołułu, Jirę zna i lubi większość doświadczonych programistów
• Pełna customizacja backlogów, w tym m. in. zarządzanie dostępami i uprawnieniami, wybór pomiędzy kanbanową a scrumową tablicą czy chociażby ogromne możliwości konfigurowania pól widocznych z poziomu backlogu lub samego zadania

Benefitów jest znacznie więcej (zwłaszcza dla programistów oraz team liderów), ale wypisałem te, które mogą się przydać w codziennej pracy managera.

Chcę jednocześnie ostudzić hurraoptymizm, ponieważ Jira ma także swoje ciemne strony. Nie raz straciłem nerwy, ponieważ nie mogłem namierzyć przyczyny problemu z uprawnieniami dla nowego członka teamu lub gdy nagle zmienił się layout i jakaś funkcjonalność została przeniesiona w inne miejsce. Korporacja Atlassian, która jest właścicielem tego narzędzia, co rusz wprowadza zmiany. I niestety nie zawsze są to zmiany na lepsze. Jira to żywy organizm, do którego trzeba się przyzwyczaić i zaakceptować go takim, jakim jest. Gwarantuję jednak, że miłość do tego narzędzia będzie odwzajemniona z nawiązką.

Trello

Gdybym dziś odpalał start-up w małym, kameralnym gronie specjalistów, poszedłbym w Trello. Urocza i minimalistyczna w swoim wyglądzie aplikacja do planowania zadań, w której zakochali się właściciele mikrobiznesów. Skądinąd wiem, że Trello dobrze siada w projektach marketingowych oraz młodych firmach działających w szeroko pojętej branży reklamowej.

Pomimo prostoty, Trello posiada ogromne możliwości automatyzacji. Do swoich trellowych tablic z zadaniami możesz podpiąć dziesiątki wtyczek, m. in. Google Drive, Cloud App, Confluence App, Box, InVision oraz wiele, wiele innych. Także prowadząc zespół IT, można to np. spiąć z GitHubem, GitLabem czy BitBucket Cloudem.

Osobiście odradzam Trello przy zaawansowanych projektach IT. Jednakże szczególnie polecam tam, gdzie development żyje w silnej symbiozie z marketingiem, a sama firma nie liczy więcej niż kilkanaście osób.

Asana

Dla mnie to coś pomiędzy Jirą a Trello. Funkcjonalne i proste, aczkolwiek nie tak funkcjonalne jak Jira oraz nie tak proste jak Trello. Asana jest niezwykle sprawna w śledzeniu i ładnym prezentowaniu postępu prac, zwłaszcza gdy zadania bywają ze sobą powiązane. Uwielbiam UX i intuicyjność tego narzędzia.

Twórcy Asany również zadbali o to, aby dać managerom IT oraz programistom duże możliwości customizowania struktury zadań. Można tu zintegrować GitHuba, Bitbucketa, Sentry czy nawet samą Jirę. Dużym benefitem jest także kompleksowość tego narzędzia – jeśli przedsiębiorstwo chciałoby sięgnąć po jedno, spójne narzędzie dla wielu działów, np. IT + marketing + sprzedaż + HR, to Asana posiada ponad 50 templatek do wykorzystania przez różne departamenty. Wtedy, pracująć na różnych boardach wewnątrz tego samego narzędzia, każdy zespół może personalizować dla siebie dedykowane widoki i funkcje. Jeśli, np. jako Product Manager, działasz cross-teamowo, to ten sam tool dla wszystkich może być błogosławieństwem w swej prostocie.

Wyjaśnię w żołnierskich słowach. W miejscu, gdzie Trello jest zbyt biedne w funkcjach dla zespołu IT, a Jira przerasta wyobraźnię osób z HRu, należałoby korzystać z obydwu narzędzi jednocześnie. Ale jeśli firma posiada budżet tylko na jedno narzędzie, przekonaj zarząd o tym, że Asana to kompromis dla obydwu stron.

Confluence

Repozytorium dla dokumentacji uwielbiane przez developerów i team leadów, aczkolwiek nie zawsze przez biznes. Mam ambiwalentny stosunek do Confluence’a. Z jednej strony kocham go za integrację z Jirą oraz możliwościami spięcia z setkami świetnych tooli. Z drugiej strony jednak nienawidzę tego narzędzia za surowy design oraz ubogi interfejs podstron. Żeby przygotować dokumentację, która ładnie zassie w czasie meetingu biznesowego, trzeba się sporo napracować i nierzadko wykazać zaawansowanymi umiejętnościami technicznymi. To dlatego osoby bez backgroundu programistycznego mogą mieć z tym problem.

Mimo to, Confluence to niemal must-have, jeśli w twoim stacku narzędziowym króluje niezłomna Jira. Gdyby jednak zarząd lubił fajerwerki w czasie spotkań, zapnij sobie kilka płatnych wtyczek to prezentowania roadmap, a być może wilk będzie syty i owca cała. Moje narzędzia project managera wzbogacam Confluencem, kiedy tylko mogę.

Slack

Jak słyszę, że ktoś używa innego komunikatora w firmie, to mam w głowie obraz betonowego zarządu z wielkiej korporacji. Spójrzmy prawdzie w odbyt – do dnia, w którym publikuję ten wpis, nie stworzono lepszego narzędzia do komunikacji wewnętrznej!

Owszem, istnieją inne komunikatory, takie jak niepełnosprawne Teamsy, które również sprawdzą się w mniejszych lub większych zespołach. Jednakże, według mojej opinii, to właśnie Slack wygrywa prostotą, niezawodnością oraz niezwykle przyjemnym UXem w asyście najbardziej niezbędnych feature’ów.

Wypiszę te funkcje – poza samą komunikacją tekstową – z których korzystaliśmy najczęściej w moich dotychczasowych zespołach:

• Emotikony. Każdy komunikator je ma, ale możliwość wgrywania swoich własnych mini-grafik, które mogą także służyć jako status użytkownika, zwiększa fun z samej komunikacji.
• Integracja z dziesiątkami zewnętrznych serwisów, takich jak np. z Jira, Sentry czy Bitbucket, ułatwia życie zespołom.
• Udostępnianie sobie plików w różnorakich formatach działa szybko i jest niezawodne (w przeciwieństwie do np. Teamsów, stylizowanych na Slacka, gdzie co rusz wywalało mi plik w czasie wysyłania lub narzędzie zwyczajnie nie łykało tego lub innego formatu pliku).
• Jeszcze w kwestii integracji z appkami, to szczególnie często korzystaliśmy w zespołach z aplikacji Poll, która służy do robienia mini ankiet. Tak, wiem, pozostałe komunikatory też to mają, ale sama integracja z tym narzędziem wymaga jedynie wpisania w oknie czatu “/poll”. I tyle. Można tworzyć ankietę i głosować.
• Gify na Slacku zawsze dobrze siadają. Wystarczy skorzystać z wywołania “/giphy” oraz dodać słowo klucz, np. success. Wybranie najfajniejszego gifa odbywa się już z poziomu okna czatu i nie trzeba serfować po zewnętrznych stronach w przeglądarce.
• Wideokonferencje, czyli tzw. calle. Co prawda, googlowskie Hangouty w zupełności by wystarczyły, ale w niektórych krajach są zbanowane. Opcja dzwonienia na Slacku okazała się niemal zbawieniem dla mojego zespołu, gdy pracowaliśmy bezpośrednio z ludźmi ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich. W szybki sposób (zaledwie jeden click) mogłem zadzwonić przez czata do dyrektora w Dubaju i omówić z nim wymagania biznesowe. Szybkość i łatwość nawiązywania połączeń na Slacku poprawia także tempo komunikacji dla zespołów rozsianych. Wiele razy, zamiast napisać kilka zdań na czacie, woleliśmy się zdzwonić z programistą i omówić na biegu temat w 30 sekund. I tak poza nagraniem – calle na Slacku to killer dla ułomnego Skype’a.

Whereby

Świetna alternatywa dla Zooma i Hangoutów. Whereby (dawniej Appear.in) ratowało moje zespoły w kilku sytuacjach:

• w komunikacji z Dubajem, gdzie Hangout jest banowany
• gdy Zoom odmawiał posłuszeństwa; wiele razy dźwięk w Zoomie wywalał się, a rozmówca brzmiał jak kosmita w trybie slow motion
• kiedy Zoom i Hangout zawiodły, a nie wszystkie strony uczestniczące w callu miały dostęp do Slacka

Ponadto, warto wzbogacić swoje narzędzia project managera o Whereby, jeśli zależy ci na bardzo dobrej jakości dźwięku i obrazu.

Preview (lub Paint)

Użytkownicy Maców dobrze znają Preview, bo to systemowe narzędzie do podglądu i skromnej obróbki obrazów na komputerze. To także jeden z powodów mojej sympatii do sprzętu Apple’a, ponieważ nie potrzebuję szukać oraz instalować zewnętrznych programów, żeby przygotować prosty mockup dla programistów. Na Windowsie pomagał mi w tym nieśmiertelny Paint, więc to tylko kwestia systemu, na którym pracujesz. A wspominam o tych narzędziach, chociaż wiem jak bardzo są znane, ponieważ część menedżerów lubi komplikować sobie pracę. Szukają jakichś wykręconych programów specjalnie do mocków, co okazuje się overkillem. Powiedzmy sobie szczerze – programiści nie potrzebują fajerwerków do omówienia logiki. Wystarczy prosty szkic, pomocny przy wyjaśnianiu wymagań. Nie traćmy zatem czasu i nie róbmy niepotrzebnie mockupów w dedykowanym i nierzadko płatnym sofcie. Niech narzędzia project managera będą wykorzystywane adekwatnie do realnych porzeb.

Diagrams.net (dawne Draw.io)

Witaj, Królu! – chciałoby się krzyknąć. Dostępny z poziomu przeglądarki program, w którym w prosty sposób zobrazujesz logikę do implementacji. Dostępna jest także wersja desktopowa. Diagramy stanu czy procesu, mockupy, flowcharty, UML, mapy pamięci etc. Do tego dziesiątki przydatnych templatek. A wszystko to całkowicie za darmo. Pracując w dużej firmie, nie musisz uganiać się za dostępami do Visio lub innego korpo-narzędzia. Przygotowany rysunek łatwo wyeksportujesz do PDF-a lub .png albo zapiszesz na dysku Google lub bezpośrednio na swoim urządzeniu. Za największą zaletę Diagrams.net uważam przejrzysty layout i bardzo przyjazny UX. Narzędzia project managera bez dawnego Draw.io wydają się niekompletne.

Figma (dla designera, ale warto znać jako PM)

Z Figmy korzystam tylko jako konsument treści przygotowanych przez designera, bo to narzędzie dla UXa. Niemniej jednak chcę o tym wspomnieć, bo jako manager możesz mieć bezpośredni wpływ na dobór narzędzi w zespole i warto to znać.

Z punktu widzenia PMa, naturalną i dużą przewagą tego softu nad np. Zeplinem lub Sketchem jest możliwość edytowania oraz przeglądania rysunków przez kilku użytkowników jednocześnie. Coś jak edycja dokumentów Google przez różnych userów w tym samym czasie. Z początku nie był to dla mnie jakiś killer feature, ale z czasem zauważyłem jak bardzo pomaga to w omawianiu designów. Osoba, która w czasie calla chce coś wyjaśnić lub zadać pytanie, nie musi udostępniać ekranu, żeby inni widzieli o co chodzi. Nikt nie musi udostępniać ekranu pozostałym, ponieważ każdy z członków zespołu widzi w oknie przeglądarki co wskazują pozostali. Widok kilku (lub kilkunastu) kursorów na tym samym screenie powoduje uśmiech na twarzy, jednocześnie poprawiając komfort przeprowadzania refinementu i omawiania wymagań. Polecam sprawdzić.

Google: Drive | Calendar | Docs | Sheets | Slides | Hangouts

Zakładam, że dobrze znasz te narzędzia. Upchałem popularne toole z rodziny Google w jednym akapicie, ponieważ najbardziej zyskują na wartości, gdy korzystamy z nich wszystkich. Dla przykładu, tworzenie eventów w googlowskim kalendarzu generuje nam od razu link do hangoutu. Do wydarzenia możemy również załączyć googlowski dokument lub arkusz kalkulacyjny. Z kolei wszystkie dokumenty skrzętnie przechowywane są na dysku Google. W chwili, gdy rozpoczynamy wideokonferencję, każdy z uczestników ma możliwość podglądania i/lub edytowania załączonego docsa. A wszystko to darmowe, funkcjonalne i bardzo intuicyjne.

Dawniej, wydawało mi się, że to bardzo przyjemne rozwiązanie głównie dla mniejszych firm i start-upów, które nie chcą ładować się w koszty zakupu pakietu Office. W ostatnich latach można jednak zauważyć, że po biurowe aplikacje od Google’a sięgają także duże firmy, a nawet korporacje. Automatyczny zapis tego, co robimy, bezpośrednio w googlowskim cloudzie sprawia, że praca z dokumentami nigdy nie była prostsza. Wisienką na torcie jest przy tym łatwe udostępnianie docsów pozostałym członkom zespołu za pośrednictwem wygenerowanego linka.

Parafrazując słowa znanej księgi, bierzcie i korzystajcie z tego wszyscy!

2Do

Na koniec aplikacja, która nie dotyczy pracy zespołowej i korzystam z niej tylko dla siebie. To nic innego jak prosta appka, gdzie tworzymy listę zadań do zrobienia.

Powstało mnóstwo książek o tym, jak gospodarować i zarządzać swoim czasem. W tym wpisie nie będę się jednak na tym rozwodził. Osobiście, wypracowałem u siebie nawyki zawarte w słynnej metodzie Getting Things Done Davida Allena, co polecam także innym. Kto nie wie o czym mowa, odsyłam bezpośrednio do źródła. Sama aplikacja od kilku lat pomaga mi szybko i łatwo dodawać zadania do zrobienia. Wbrew pozorom, długo poszukiwałem tego narzędzia, ponieważ rynek jest wręcz zalany aplikacjami w rodzaju To Do. Niestety, większość tych aplikacji posiada bardzo słaby UX lub jest ułomnych w sensie funkcjonalnym.

2Do jest płatne, ale są to wydane pieniądze, których nie żałuję. Korzystam z aplikacji jednocześnie na iPhonie oraz Macbooku, a dodane zadania synchronizują się przez clouda. Po trzech latach romansu z 2Do, swoimi listami zadań zarządzam już bardzo intuicyjnie. I nie ma nic przyjemniejszego od uczucia, gdy mogę odhaczyć kolejny task jako zrobiony. Właśnie tak, jak przy okazji tego wpisu na bloga.

Jeżeli znasz jeszcze inne narzędzia project managera, których nie ująłem w tym tekście, napisz o tym w komentarzu. Chętnie rzucę okiem i sprawdzę, co rekomendujesz.