Z tego podcastu dowiesz się:

• Czym jest sesja informacji zwrotnej
• Kto wynosi korzyści z takiej sesji
• Co ułatwia dawanie feedbacku
• Czy anonimowość idzie w parze w transparencją
• Jak przekazać negatywną opinię
• Od czego zacząć szczerą rozmowę z pracownikiem
• W jaki sposób zbudować zaufanie z podopiecznym
• Kiedy zachować poufność spotkania
• Dlaczego warto stworzyć indywidualny plan rozwoju

Podcast wysłuchasz także na:

Spotify

Transkrypcja podcastu

Dwaj przyjaciele rozmawiają ze sobą.

Jeden mówi: „Wiesz, ostatnio przeczytałem, że każdy człowiek w życiu przeżywa trzy wielkie rozczarowania.”

Drugi pyta: „Serio? A jakie?”

Na co tamten odpowiada: „Pierwsze to kiedy odkrywasz, że Mikołaj nie istnieje.”

Drugi przyjaciel zastanawia się i mówi: „Okej… A drugie?”

„Drugie rozczarowanie to kiedy dowiadujesz się, że zęby mądrości nie sprawiają, że jesteś mądrzejszy.”

Drugi przyjaciel z uśmiechem tym razem pyta: „A trzecie?”

Na co słyszy: „Trzecie to kiedy zdajesz sobie sprawę, że po dwóch pierwszych rozczarowaniach dalej wierzysz w istnienie trzeciego.”

I właśnie takim słodko-gorzkim dowcipem o rozczarowaniach chciałem Cię zaprosić, Drogi Słuchaczu, do audycji, którą spróbuję nie rozczarować. Zwłaszcza, że opowiemy sobie o tym jak rozmawiać z ludźmi, gdy musimy przekazać im czasem negatywny, a czasem pozytywny, feedback. I zrobić to tak, aby żadna ze stron nie poczuła rozczarowania.

To jest Być Jak Manager Podcast epizod 45.

Dzień dobry,

Kierownik projektu, kierownik produktu, product owner, scrum master, analityk biznesowy czy chociażby delivery manager – to są te specjalizacje w branży IT, o których opowiadam w swoim podcaście. Stali słuchacze już to wiedzą, ale jeśli jesteś tu po raz pierwszy, to serdecznie zachęcam do zapisania się na mój newsletter na blogu bycjakamanager.pl, dzięki któremu otrzymasz ode mnie od czasu do czasu wiadomość o nowym podcaście. Subskrybentom newslettera podrzucam czasem także kody zniżkowe na moje konsultacje managerskie. Zresztą idą święta, także jakiś skromny upominek dla słuchaczy podcastu pewnie wkrótce się pojawi.

Dzisiejszy epizod to poniekąd kontynuacja tego, o czym rozmawialiśmy sobie ostatnio, w 44 odcinku. A rozmawialiśmy o tym, czym jest tzw. Feedback 360 i jak go poprawnie zbierać. Opowiadałem krok po kroku o tym, dość ciekawym i efektywnym, frameworku do obiektywnego oceniania pracowników. Jeśli jednak nie poprzedni epizod do ciebie nie trafił, to polecam rozważyć taką opcję, żeby najpierw wskoczyć do tamtego odcinka, po chociażby ogólną wiedzę o metodyce Feedback 360 Stopni, a dopiero potem zajrzeć do tegoż obecnego nagrania.

Dzisiejszy podcast podzieliłem na dwie części. W pierwszej opowiem czym tak naprawdę jest sesja informacji zwrotnej. Natomiast w drugiej części skupimy się na tym, jak krok po kroku przygotować się do takiej sesji i jak ją prawidłowo przeprowadzić.

Część 1

Czym jest sesja informacji zwrotnej?

1. Definicja: Najczęściej jest to spotkanie, w czasie którego pracownik otrzymuje ocenę swojej pracy, swoich postępów i swojego zachowania. I taką ocenę otrzymuje zazwyczaj od przełożonego i współpracowników, ale czasem również od klientów lub innych osób zaangażowanych w projekt. To może być część formalnego procesu oceny, takiego jak Feedback 360, lub mniej formalne, regularne spotkanie. Dzisiaj skupiamy się na tym bardziej formalnym i oficjalnym aspekcie takiej oceny.
2. Struktura sesji informacji zwrotnej typowo obejmuje trzy rzeczy:
   • Omówienie Wyników: Wtedy przedstawiamy pracownikowi opinie innych współpracowników, jakie zebraliśmy na temat tego pracownika. Najfajniej, gdy zagregujemy te informacje do jakiejś prostej, czytelnej formy. Np. może to być tabela, gdzie w jednej kolumnie przestawimy silne strony pracownika, a w drugiej kolumnie umieścimy obszary, które mogą potencjalnie wymagać poprawy, tudzież być doskonałym powodem do dalszego rozwoju.
   • Dyskusja: Otwarta, transparentna rozmowa, w której pracownik może, a nawet powinien wyrazić swoje opinie, zadawać pytania, omawiać swoje wyzwania itd.
   • Planowanie Rozwoju: W tej części chodzi o wspólne opracowanie pewnej strategii dla pracownika, która pomoże mu osiągnąć w niedalekiej przyszłości jakieś bliżej określone cele rozwojowe. Wrócimy jeszcze do tego za chwilę.
   Jak już jesteśmy przy definicji takiej sesji informacji zwrotnej, to warto wspomnieć o tym, jak ważna jest…
3. Częstotliwość: Taka sesja może być przeprowadzana regularnie (np. co kwartał, co pół roku) albo ad hoc, w zależności od potrzeb i praktyk organizacji.

Zanim wskoczymy do drugiej części podcastu, jeszcze dwa słowa o tym..

…dlaczego Sesja Informacji Zwrotnej Jest Ważna

1. Przede wszystkim, chodzi o Rozwój Pracownika: Takie spotkanie pomaga identyfikować obszary, w których pracownik może się rozwijać lub gdzie wyróżnia ich mocne strony.
2. Sesja ułatwia też otwartą komunikację między pracownikiem a kierownikiem. A to może być kluczowe w budowaniu zaufania i pewnej transparentności w organizacji.
3. Konstruktywny feedback może zwiększyć motywację pracownika. Mam tutaj na myśli motywację do samodoskonalenia i rozwijania swoich umiejętności.
4. Jeśli sesje odbywają się regularnie, to poprawić ogólną wydajność pracownika albo całego zespołu.
5. Sesja z feedbackiem pozwala łatwiej i szybciej identyfikować, a następnie rozwiązywać konflikty w zespole, jeszcze zanim staną się one poważniejsze. Mówiąc inaczej, dajemy sobie szansę na ugaszenie pożaru w zarodku.
6. Super ważnym benefitem dla obu stron może być Wzajemna Ocena w czasie takiej sesji informacji zwrotnej. NIe tylko kierownik ma szanse przedstawić pracownikowi feedback na jego temat, ale to również pracownik ma okazję do wyrażenia swojego zdania na każdy temat. Pracownik może powiedzieć co naprawdę myśli o środowisku pracy, o firmie, o współpracownikach. Co myśli o kierownictwie itd. Szczerość i empatia fundamentem transparentnej współpracy.

Okej, powiedzieliśmy sobie o tym, czy jest sesja informacji zwrotnej oraz dlaczego jest tak istotna. odpowiedzmy sobie teraz na pytanie:

Jak prawidłowo przeprowadzić sesję informacji zwrotnej z pracownikiem?

Odpowiedź, którą dla ciebie przygotowałem, skompresowałem do siedmiu prostych kroków. W ogóle jestem ogromnym fanem rozbijania sobie procesów na konkretne etapy, dzięki czemu łatwiej takie procesy wdrażać później w życiu codziennym.

Ruszajmy zatem.

Krok 1. Przygotuj się do sesji informacji zwrotnej

• Przed sesją dokładnie przeanalizuj wyniki ankiety, jaką przeprowadza się na początku Oceny 360 stopni. O samej ankiecie wspomniałem w poprzednim podcaście, także zachęcam do odsłuchu.
• W kroku pierwszym przygotuj sobie plan rozmowy. Spisz go gdzieś, w jakiejś notatce, a być może zrób z tego agendę spotkania.
• W czasie przygotowywania się do sesji, zwróć szczególną uwagę na kluczowe punkty do omówienia – mam na myśli zarówno mocne strony pracownika, jak też potencjalne obszary do rozwoju lub samodoskonalenia. Dopiero w chwili, gdy poczujesz, że masz już wszystkie potrzebne narzędzia do przeprowadzenia takiej sesji, wskocz do kroku drugiego:

Krok 2. Zadbaj o odpowiednią atmosferę spotkania

• Jeśli tylko masz taką możliwość, to polecam przeprowadzić taką sesję, spotykając się osobiście z pracownikiem w biurze. Natomiast, jeśli w waszej firmie pracujecie zdalnie, to również nic straconego.
• Niezależnie od formy spotkania, jako manager musisz zadbać o to, aby nic nie rozpraszało waszej uwagi w czasie rozmowy. Na początku spotkania stwórz spokojną, otwartą atmosferę. Chodzi o to, żeby pracownik mógł poczuć się komfortowo. Myślę że warto pamiętać, aby ton, z jakim zwracamy się do pracownika, był bardzo przyjazny i pozytywny.
• Także zbudowanie enklawy zaufania i spokoju jest krokiem drugiem.

Krok trzeci natomiast jest krótki, bardzo formalny i bardzo ważny:

Krok 3. Poproś o zachowanie poufności spotkania

• Ta rzecz, a raczej prośba, koniecznie musi wybrzmieć z twoich ust, jeszcze zanim przejdziecie do poważniejszych kwestii. Poproś pracownika, aby wszystko, o czym będziecie rozmawiać, pozostało tylko między wami. Taka wspólna zgoda, ustalenie takiej zasady, pomoże zbudować atmosferę zaufania miedzy tobą, a pracownikiem.
• Nie muszę chyba dodawać, że takiej dwustronnej umowy należy też potem przestrzegać 😉

Krok 4. Zaprezentuj pracownikowi zebrany feedback

• Tutaj musisz wykazać się dużymi zdolnościami interpersonalnymi, ponieważ zebrane opinie powinny być przedstawione tak, żeby pracownik nie poczuł się nimi dotknięty. Metodyka feedbacku 360 to nie są rozmowy dyscyplinujące, a bardziej dialog partnerski! Pamiętajmy o tym.
• Ja zawsze zaczynam od opowiedzenia pracownikowi o jego mocnych stronach. O tym, jakie fajne, pozytywne rzeczy współpracownicy powiedzieli lub napisali na jego temat. W każdym przypadku warto podać jakieś konkretne przykłady z życia, gdzie takie mocne strony pracownika zostały zauważone i docenione przez innych.
• Pamiętaj o tym, żeby feedback był zrównoważony.
  • Jeśli przedstawisz pracownikowi jedną pozytywną opinię, a w kontrze wlecisz z dziesięcioma negatywnymi opiniami, to cały plan rozwojowy może spalić na panewce, bo pracownik odbierze tę sesje jako bardzo stronniczą.
• Po przedstawieniu pozytywnych opinii i pogratulowania świetnej roboty, przedstaw ocenianej osobie obszary, gdzie współpracownicy widzą potencjalne możliwości do usprawnień.
  • Staraj się nie używać słów nacechowanych emocjonalnie i bardzo negatywnie oceniających, np. porażka, okropny, nieudolny, mało skuteczny, leniwy, itd. Dlatego wspomniałem, żeby dobrze przygotować się do takiej sesji. I chodzi również o przygotowanie pod kątem semantycznym.
  • I podobnie jak w przypadku pozytywnego feedbacku, staraj sie podawać konkretne sytuacje, których dotyczy ta lub inna opinia. W ten sposób uzasadniasz uwagi albo sugestie zespołu.
• A skoro wspomniałem o sięganiu po konkretne przykłady, to zasadą, która temu towarzyszy, jest oczywiście Unikanie Ogólników
  • Unikaj zdań ogólnych, jak np. “ludzie mówią, że ciężko z tobą pracować”. Tak wypowiedziane zdanie jest zbyt ogólne. A przez to pracownik nie może się nawet sensownie do tego odnieść. Bo na ogólny zarzut można odpowiedzieć tylko ogólnie. Jednak nie o to chodzi w tej sesji.
• Kiedy już w elegancki, profesjonalny i przyjazny sposób przedstawisz pracownikowi feedback, to zapraszam do piątego kroku, którym jest…

Krok 5. Aktywne wysłuchanie pracownika

• W tym miejscu oddajesz scenę pracownikowi i zamieniasz się w słuch. Z twojej strony wybrzmiały już opinie zespołu. Teraz czas na to, abyś z empatią i też stuprocentowym zrozumieniem wysłuchał tej drugiej strony, czyli samego zainteresowanego.
• Pozwól podopiecznemu wyrazić swoje myśli, swoje uczucia i także swoją perspektywę na wyniki ankiety.
• W kontekście aktywnego słuchania mam również na myśli pewną dużą dozę zrozumienia i empatii, którą musisz obdarzyć pracownika. Pamiętajmy, że jako managerowie mamy być zawsze pierwszą linia wsparcia dla podopiecznych. I oni muszą to wiedzieć, i to odczuwać.

Upraszczając nieco krok czwarty i piąty – chodzi w nich o to, żeby sobie szczerze porozmawiać i wspólnie przeanalizować wyniki ankiety. Krok szósty to działanie bardziej praktyczne:

Krok 6. Opracujcie indywidualny plan rozwoju

• Po tym, jak uważnie wysłuchasz swojego podopiecznego, pozwolisz mu się odnieść do zebranego feedbacku, spróbujcie zastanowić się jakie cele mógłby i chciałby osiągnąć wkrótce pracownik.
• Wystarczą dwa, maksymalnie trzy cele rozwojowe, nad którymi oceniana osoba będzie mogła popracować w najbliższym czasie, np. w kolejnych sześciu miesiącach, zanim spotkacie się ponownie.
• Najczęściej cele ustalane są właśnie na podstawie zebranego feedbacku.
  • Przykładowo: załóżmy że jest to doświadczony programista, o którym zespół powiedział, że ostatnio popełnia w kodzie więcej podstawowych, takich szkolnych błędów niż wcześniej. Zespół podał też konkretne przykłady.
  • Być może jednym z action pointów dla takiego programisty byłoby to, aby przed oddaniem swojego kodu sprawdzał go o jeden raz więcej niż sprawdzał dotychczas.
  • Im prostszy, bardziej czytelny cel, tym lepiej.
  • Po pół roku znów przeprowadzisz ankietę wśród członków zespołu i porównasz z podopiecznym czy udało się usprawnić ten obszar.
• Pamietajmy, że cele muszą być realistyczne. Ponieważ jak będą za bardzo wymagające, to pracownik tylko się zniechęci.
• Oczywiście spiszcie w jednym miejscu to, co ustalicie w czasie sesji informacji zwrotnej
• NIe zapominaj również, że jako przełożony musisz wspierać podopiecznego w realizacji celów
  • Zaoferuj swoje wsparcie pod koniec takiej sesji
  • Zapytaj czy jest coś, co możesz zrobić, żeby pomóc pracownikowi

Krok 7. Ocena sesji

• Na koniec sesji informacji zwrotnej poproś pracownika, żeby podzielił się z tobą opinią na temat samego spotkania. Czy sposób, w jaki przedstawiono mu feedback, był właściwy. Czy jest coś, co twój podopieczny chciałbym poprawić w waszym procesie Oceny 360.
  • Przykładowo, ja kiedyś otrzymałem taki feedback, że pracownik nie chciał, aby inni oceniali go anonimowo. Zgodziliśmy się nawet wtedy co do definicji transparentności. Czyli jeśli chcemy być organizacją transparentną, to anonimowość nie idzie w parze z takim założeniem.

Dojechaliśmy do końca. Gdybym mógł jeszcze jakoś pomóc, to zapraszam na konsultacje managerskie, na które można się zapisać na blogu bycjakamanger.pl. Dziękuję za dziś, do usłyszenia wkrótce!

Dbaj o siebie i innych.

Cześć!