Nie ma przyjemnych zwolnień. I nie ma też łatwych zwolnień. Są to jednak sytuacje na stałe wpisane w krajobraz zarządzania biznesem lub projektem. Bezceremonialne rzucenie współpracownikowi wypowiedzenia na biurko jest cynizmem graniczącym z idiotyzmem. Kiedy znaki na niebie i ziemi wskazują, że trzeba komuś podziękować za współpracę, zrób to z klasą albo smaż się w piekle, bo decydujesz o czyjejś przyszłości.

Istnieje wiele przyczyn, które zmuszają nas do podejmowania trudnych decyzji. Mając na myśli rozwiązanie umowy ze współpracownikiem, powody mogą być naprawdę różne, np.:

• Firma straciła finansowanie z zewnątrz, dlatego musi zredukować etat.
• Klient okroił zakres prac nad produktem lub zmienia technologię i dla części programistów nie będzie pracy.
• Współpracownik, pisząc kolokwialnie, nie dowozi albo konfliktuje ze sobą część zespołu.
• Utrata zaufania do podwładnego to także częsta przyczyna zwolnień (swoją drogą, nie lubię słowa podwładny, bo podkreśla hierarchię w grupie).
• Fuzja, gdy firma łączy się z inną spółką, a część stanowisk zostaje zdublowanych. Wtedy zwolnienie pracownika może być zwyczajnie nieuniknione.

W największym uproszczeniu moglibyśmy stwierdzić, że wypowiedzenie współpracy nastąpi albo z winy firmy, albo z winy współpracownika. No, chyba że to kontraktor (tudzież pracownik) rzuci nam dokumentami, ale to już temat na osobną dyskusję. W pozostałych przypadkach nie ma sztywnego szablonu zachowań, które byłyby wzorcowe dla tego typu sytuacji. Istnieje jednak gro rzeczy, jakie mogą pomóc ci wyjść z twarzą i zamknąć ten trudny case bez poniewierania swojego sumienia po podłodze.

Oto wskazówki dla dwóch różnych kontekstów, kiedy musimy zerwać współpracę. To nie są prawdy objawione, ale być może wyciągniesz coś dla siebie (lub dodasz do tej listy coś, o czym nie pomyślałem):

Zwolnienie pracownika z jego winy

Hola, hola! Nawet nie myśl o tym, żeby tak po prostu spotkać się twarzą w twarz z pracownikiem, sprzedać mu korporacyjną śpiewkę i podsunąć papier do podpisania. Tak to nie powinno działać zwolnienie pracownika, chociaż jest praktykowane na całym świecie. Zanim to zrobisz, przypomnij sobie jak dostałeś kiedyś drugą szansę. Jesteśmy ludźmi i popełniamy błędy. Sztuką jest nie popełniać tych samych błędów ponownie. Życie, bez możliwości naprawy tego, co zepsuliśmy, byłoby cholernie jałowe. Zrób więc tak:

• Zbierz od zespołu feedback na temat tego konkretnego pracownika. Dowiedz się m. in. jakie zastrzeżenia mają członkowie teamu oraz co dana osoba powinna poprawić w swojej pracy.
• Na bazie feedbacku przygotuj tzw. program naprawczy (możesz wymyślić do tego inną nazwę, bo ta brzmi nieco przerażająco). Niech to będzie dosłownie kilka rzeczy, nad którymi zatrudniony powinien popracować w ciągu kolejnych 3-4 tygodni.
• Mając przygotowaną listę rzeczy wymagających korekty, spotkaj się z pracownikiem.
• Nie sprzedawaj od razu feedbacku od teamu. Zamiast tego, poproś współpracownika o opinię na swój temat oraz temat zespołu. Może się bowiem okazać, że to ty zawalasz sprawę – nie stwarzasz dobrej atmosfery, nie budujesz właściwej komunikacji – stąd pracownik notuje spadki motywacji i zaangażowania. W skrócie, brak efektywności tej osoby może być również twoją zasługą.
• Dopiero teraz, w odpowiedzi na feedback zatrudnionego, podziel się opiniami na jego temat, które zebrałeś wcześniej. Niech rozmowa przyjmie formę partnerskiej dyskusji, żeby pracownik nie czuł się atakowany.
• Rozsądnym zakończeniem spotkania będzie zawarcie dżentelmeńskiej umowy. Ty obiecasz pracownikowi poprawić rzeczy, o których od ci opowiedział. Z kolei współpracownik zostanie przez ciebie zobligowany, aby skorygować niedociągnięcia po swojej stronie. Najważniejsze jest tutaj, aby wyraźnie podkreślić, że zależy ci na dalszej współpracy.
• W trakcie tego “okresu naprawczego” staraj się być pomocny i bardziej dyspozycyjny dla współpracownika. Niech widzi, że tobie także zależy na powodzeniu tej misji ratunkowej.
• Po ok. trzech, czterech tygodniach ponownie zbierz opinie od zespołu, a następnie spotkaj się z zatrudnionym.
• W przypadku, gdy zespół zauważył poprawę, a pracownik jednak wnosi wartość do firmy, pogratuluj wytrwałości i wyraź chęć dalszej współpracy. Natomiast, jeśli team wciąż ma mieszane uczucia, przedstaw feedback, podsumuj ten tzw. “okres naprawczy” i zwyczajnie podziękuj za wspólną pracę. Tutaj nic więcej nie możesz zrobić.

W tym, co opisałem powyżej, chodzi przede wszystkim o to, aby wyjść naprzeciw problemom, z którymi boryka się pracownik zbierający negatywne opinie. Dając mu drugą szansę, pokazujesz, że firma szanuje ludzi i docenia ich wysiłek. Jednocześnie, jasno określasz wymagania stawiane wszystkim, niezależnie od stanowiska i funkcji w zespole. I nawet jeśli cała akcja spali na panewce, a współpraca się zakończy, będziesz miał czyste sumienie, że zrobiłeś tyle, ile mogłeś, żeby powalczyć o happy end.

Odchodzący współpracownik także to doceni.

Zwolnienie pracownika z winy firmy

Sytuacja odwrotna. Tym razem, to firma – z przyczyn biznesowych – musi zwolnić jednego ze specjalistów. Pech w tym, że ten człowiek jest świetny w swoim fachu, a zespół lubi z nim pracować. Wypowiedzenie mu umowy na pewno będzie ciosem dla organizacji. Jedyne więc, co możesz tutaj zrobić jako manager, to zminimalizować negatywne konsekwencje tej decyzji. Przy dobrych wiatrach może utrzymasz swój autorytet (jeśli w ogóle go posiadasz). Oto kilka rzeczy, które mogą w tym pomóc:

• Zanim dojdzie do rozmowy w cztery oczy, spróbuj ugrać w zarządzie spółki jak najlepsze warunki wypowiedzenia umowy dla pracownika. Oczywiście, w granicach rozsądku biznesowego, a zatem na tyle, na ile pozwala budżet. Może to być odprawa, wydłużony okres wypowiedzenia lub zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. W zależności od potrzeb osoby zwalnianej. Postaraj się przewidzieć najmniej dotkliwe scenariusze dla współpracownika i być gotowym na wdrożenie je w życie.
• Czasem zdarza się, że zagrożone stanowisko dotyczy osoby związanej z firmą od wielu lat. Taki specjalista nierzadko posiada wiedzę o aplikacji i projekcie, której nie znajdziesz w żadnej dokumentacji. To wiedza na wagę złota. Nie warto więc palić za sobą mostów i pozostawić otwartą furtkę dla obu stron, bo nigdy nie wiemy, co przyniesie niedaleka przyszłość.
• Jest tylko jedna waluta, którą możesz się posługiwać, gdy umówisz już rozmowę z pracownikiem. Tą walutą jest szczerość.
• Wyjaśnij dokładnie jakie są przyczyny wypowiedzenia umowy. Opowiedz o kontekście tej decyzji biznesowej i dlaczego jest to trudne dla firmy. W tym przypadku chodzi przecież o osobę, która sprawdza się w swojej roli i na pewno poczuje się pokrzywdzona. Jako manager, nie możesz posługiwać się żadnym korpo-bullshitem. Miej z tyłu głowy, że ten człowiek pracował ciężko dla spółki, więc sprzedawanie mu tanich bajeczek byłoby brakiem szacunku.
• Sprawa jest prosta i tak też ją przedstaw: – Cenimy cię, Janek, dlatego chcemy zaproponować ci jak najlepsze warunki wypowiedzenia. I tutaj przedstaw różne opcje, jakie są w zasięgu możliwości firmy, a o których wspomniałem wcześniej, np. wydłużony okres wypowiedzenia, odprawa lub zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.
• Koniecznie zapytaj pracownika czy chce, aby w referencjach dla niego wspomnieć o czymś konkretnym. Obiecaj przygotować referencje w ciągu maksymalnie kilku dni i dotrzymaj tego terminu.
• Na koniec bardzo ważna rzecz. Zaoferuj pomoc firmy w poszukiwaniu nowego miejsca pracy. Jeśli posiadacie w firmie HR, to osoby z tego teamu na pewno znają wielu innych rekruterów. Warto rozesłać CV zwalnianego pracownika wraz z referencjami. Umieszczenie informacji o specjaliście na profilu LinkedIn także może przynieść pozytywny skutek.
• Przed ostatecznym podpisaniem wypowiedzenia za porozumieniem stron, dowiedz się czy jest jeszcze coś, co ty lub firma możecie zrobić dla zwalnianego współpracownika. Niech ten nasz Janek ma poczucie, że naprawdę mógł liczyć na wsparcie ze strony organizacji do samego końca.

Życiowy aspekt

Będąc managerem, reprezentujesz firmę praktycznie w każdym aspekcie: produktowym, biznesowym, handlowym, marketingowym, jak również – co wciąż dziwi niektórych – HRowym. Nawet, jeśli nie wpisuje się to bezpośrednio w zakres twoich kompetencji.

Każda wrażliwa sytuacja – a zwłaszcza zwolnienie pracownika – powinna być obsłużona z klasą oraz dbałością o interesy obu stron. A jeżeli z trudem przychodzi ci zapamiętanie kilku prostych zasad, to pamiętaj o tej jednej, która dotyczy każdego aspektu naszego życia:

Ile chleba rozdasz, tyle zbierzesz.

Kropka.

---

Świadomie pominąłem w tekście sytuację, gdy to pracownik chce się zwolnić, ponieważ nie jest zadowolony z pracy w firmie. To temat na osobny artykuł. Natomiast, jeśli uważasz, że kłopotliwą sytuację ze współpracownikiem można rozwiązać jeszcze inaczej (lepiej), napisz o tym proszę w komentarzu. Chętnie skonfrontuję to z własnym doświadczeniem.