Z tego podcastu dowiesz się:
👉 Jak sobie poradzić, jeśli ktoś spowalnia nasz projekt
👉 Co zrobić, gdy twój zespół nie ma odpowiednich kompetencji
👉 Dlaczego Project Manager nie jest cudotwórcą
👉 Jak reagować na wewnętrzną politykę w firmie
👉 W jaki sposób budować sojusze, żeby to się opłaciło
👉 Kiedy trzeba eskalować problemy, a kiedy… odpuścić i odejść z projektu
👉 Co robić, jeśli zespół traci motywację i nic nie działa tak, jak powinno
Podcast wysłuchasz także na:
Podsumowanie podcastu
5 największych problemów project managera – i jak sobie z nimi radzić
Prowadzenie projektów to nie tylko Excel, deadline’y i statusy. To przede wszystkim codzienne zmaganie się z wyzwaniami, które potrafią zaskoczyć, zirytować albo po prostu zmęczyć. W tym podcaście przyglądam się pięciu największym problemom, z którymi mierzy się project manager – zarówno w IT, jak i poza nim. Bazuję na własnym doświadczeniu oraz rozmowach z innymi PM-ami. I choć każdy z tych problemów może wyglądać inaczej w różnych firmach, to mechanizmy działania i możliwe rozwiązania są zaskakująco podobne.
Problem 1: Brak decyzyjności u interesariuszy
Wyobraź sobie, że czekasz na zgodę na coś ważnego – może to być wybór technologii, zatwierdzenie budżetu, albo decyzja o tym, którą wersję produktu wdrażamy. Mija dzień, tydzień, czasem dwa. Twoi interesariusze milczą. Projekt się opóźnia, zespół zaczyna się frustrować, a Ty masz ręce związane.
To niestety codzienność wielu PM-ów.
Skąd się bierze brak decyzyjności?
- Interesariusze nie mają wystarczającej wiedzy, żeby podjąć decyzję.
- Boją się odpowiedzialności – decyzja może być kosztowna lub kontrowersyjna.
- Mają inne priorytety – i Twój projekt wcale nie jest najważniejszy.
- W organizacji panuje kultura unikania konfliktów, a decyzja oznacza opowiedzenie się po którejś stronie.
Jak sobie radzić:
- Przygotuj grunt pod decyzję. Ułatw interesariuszowi wybór – przedstaw mu 2–3 konkretne opcje z jasno opisanymi konsekwencjami.
- Stwórz presję. Pokaż, co się stanie, jeśli decyzja nie zapadnie do określonego czasu.
- Zidentyfikuj decydenta. Czasem to, kto ma podjąć decyzję, wcale nie jest takie oczywiste. Upewnij się, kto naprawdę trzyma ster.
- Zbuduj sojusze. Znajdź osoby, które mają wpływ na interesariuszy i mogą pomóc popchnąć temat do przodu.
To nie jest szybkie rozwiązanie, ale działa. W większości przypadków problemem nie jest zła wola – tylko chaos, brak pewności i lęk przed konsekwencjami.
Problem 2: Polityka i nieformalne układy
Wchodzisz do organizacji i już po kilku tygodniach czujesz, że coś tu nie gra. Niby wszystko zgodnie z procedurą, ale decyzje zapadają gdzieś poza oficjalnymi kanałami. Ktoś coś ustalił z kimś „na kawie”, ktoś inny ma „plecy” u zarządu, a Ty – z projektem i zespołem – jesteś zaledwie trybikiem.
Brzmi znajomo?
Dlaczego to jest problem?
Bo polityka w organizacji nie jest neutralna. Jeśli jej nie rozumiesz, możesz się nagle znaleźć w sytuacji, gdzie Twój projekt zostaje przyblokowany – bez ostrzeżenia i bez jasnego powodu.
Jak sobie radzić:
- Zacznij obserwować. Kto z kim rozmawia? Kto ma wpływ, mimo że nie ma formalnej władzy? Kto się lubi, a kto sobie nie ufa?
- Buduj relacje. Nie tylko w swoim zespole – również z ludźmi z HR, finansów, innych działów. Im lepiej Cię znają, tym trudniej Cię pominąć.
- Ucz się języka organizacji. W każdej firmie są słowa-klucze, rytuały i sposoby działania. Jeśli je znasz, łatwiej Ci się poruszać.
- Zachowuj się etycznie – ale nie naiwnie. Nie musisz być graczem politycznym, ale musisz wiedzieć, że gra się toczy.
Polityka nie musi być zła – pod warunkiem, że ją rozumiesz i potrafisz w niej działać.
Problem 3: Zespół bez motywacji
Siedzisz na daily, patrzysz na twarze ludzi – puste spojrzenia, zero entuzjazmu. Taski są klepane, ale bez życia. Nikt nie wychodzi z inicjatywą. Nikt nie dopytuje. Coś się wypaliło.
Zespół bez motywacji to jeden z najtrudniejszych problemów, bo nie da się go naprawić jednym zagraniem. To proces.
Skąd się bierze brak motywacji?
- Projekt nie ma sensu – przynajmniej z punktu widzenia zespołu.
- Członkowie zespołu są przemęczeni, wypaleni lub niedoceniani.
- W firmie panuje chaos, brak kierunku i sensu działania.
- Ludzie nie widzą wpływu swojej pracy na nic większego.
Jak sobie radzić:
- Odzyskaj sens. Przypomnij, po co robimy ten projekt. Jaki problem rozwiązujemy? Komu pomagamy?
- Doceniaj. Nie chodzi o wielkie premie. Czasem wystarczy powiedzieć: „Zrobiliście świetną robotę.”
- Ogranicz chaos. Zadbaj o przewidywalność – plan, spotkania, zasady. Ludzie lepiej pracują, gdy czują kontrolę.
- Rozmawiaj. Jeden na jeden. Pytaj, słuchaj, nie oceniaj. Czasem ktoś po prostu potrzebuje się wygadać.
Zespół to nie maszyna. To grupa ludzi, która reaguje na to, co się dzieje w organizacji – i na Ciebie jako lidera.
Problem 4: Zmieniające się cele projektu
Ruszasz z projektem, wszystko gra, roadmapa ustawiona. I nagle – trach! – ktoś z góry zmienia kierunek. „Nie robimy już A, teraz robimy B. A potem może C, jak się uda.”
Czujesz, że cały wysiłek idzie do kosza. Zespół traci zaufanie. Ty zaczynasz wątpić, czy to w ogóle ma sens.
Dlaczego cele się zmieniają?
- Rynek się zmienia – trzeba reagować.
- Zarząd testuje różne hipotezy – ale nie mówi Ci o tym wprost.
- Ktoś chce „szybkie zwycięstwo” – i pcha projekt w nowym kierunku.
Jak sobie radzić:
- Bądź blisko biznesu. Im lepiej rozumiesz szerszy kontekst, tym łatwiej Ci przewidzieć zmiany.
- Miej wersję minimum. Zawsze miej w zanadrzu MVP – coś, co da się dowieźć mimo zmian.
- Komunikuj zmianę jako szansę. Nawet jeśli sam jesteś wkurzony, nie przerzucaj tego na zespół. Przekieruj energię.
- Zadbaj o retrospektywę. Każda zmiana to okazja, żeby się czegoś nauczyć. Co zrobiliśmy dobrze? Co można było przewidzieć?
W świecie agile nic nie jest na zawsze – ale to nie znaczy, że trzeba akceptować chaos.
Problem 5: Samotność w roli PM-a
Wszyscy mają swoje zespoły. Devowie mają team leadów. QA mają swoich ludzi. Product Ownerzy siedzą z biznesem. A Ty – jesteś gdzieś pomiędzy. Masz wszystkich i nikogo. Odpowiadasz za projekt, ale często nie masz realnej władzy.
To bywa przytłaczające.
Dlaczego PM czuje się samotny?
- Jesteś mostem między różnymi światami – technicznym, biznesowym i operacyjnym.
- Wiele problemów, z którymi się zmagasz, nie widać na zewnątrz.
- Nikt nie rozumie dokładnie Twojej roli – ani zespół, ani zarząd.
Jak sobie radzić:
- Zbuduj własną sieć wsparcia. Inni PM-owie, mentorzy, ludzie z innych zespołów – to Twoi naturalni sojusznicy.
- Nie bój się mówić o problemach. Samo nazwanie trudności często przynosi ulgę – a czasem też pomoc.
- Dbaj o siebie. Brzmi banalnie? Może. Ale jeśli jesteś zmęczony, sfrustrowany i wypalony – nie pomożesz ani zespołowi, ani projektowi.
- Pracuj nad widocznością swojej pracy. Pokaż, ile robisz. Nie dla pochwał – dla zrozumienia.
